CODE DE CONDUITE ET D’EThIQUE

Code de Conduite et d’Ethique Groupe SPHEREA ref.330-20-0035 du 01/09/2022

Mission du Groupe Spherea

La mission du Groupe SPHEREA est de concevoir et développer des systèmes de test, d’apporter des solutions pérennes, d’en garantir la durée de vie et d’accompagner et satisfaire ses clients et partenaires tout au long de leurs projets.

Engagé depuis de nombreuses années sur l’excellence et la performance, le Groupe SPHEREA est constamment en recherche de solutions innovantes. Il investit sur le long terme et veille au respect de ses engagements, ainsi qu’à la qualité de ses solutions et produits, avec pour objectif fort de maintenir son leadership sur un marché aux exigences élevées. Le Groupe SPHEREA mène ses activités dans l’ensemble des pays, dans le respect des valeurs d’intégrité, d’honnêteté et de transparence.

Le Code de Conduite et d’Ethique, « le Code », comporte des règles et exigences relatives aux activités du Groupe SPHEREA, tant au niveau
national ou qu’international.

Par ailleurs, les collaborateurs de SPHEREA doivent respecter les réglementations de chaque pays où ils exercent leurs activités. Les règles contenues dans ce Code ne se substituent pas aux législations nationales et internationales applicables dans chaque pays et auxquelles le Groupe se conforme aussi strictement.

A qui s’adresse ce code

Le Code de Conduite et d’Ethique du Groupe SPHEREA s’applique à l’ensemble des collaborateurs du Groupe SPHEREA, y compris ses filiales et les sociétés contrôlées. La Direction et les Managers du Groupe contribuent à l’application de ce Code en créant un environnement professionnel et éthique répondant aux exigences stipulées ci après. Le Code fournit également un certain nombre
de recommandations pour une conduite responsable des affaires.

Procedures internes

Le Code est communiqué aux collaborateurs, publié sur les panneaux d’affichages des sociétés du Groupe et sur le site Web. Une revue annuelle est réalisée afin de garantir sa correcte mise en œuvre et compréhension par les collaborateurs, ainsi que son adaptation aux activités du Groupe. L’application du Code étant un élément essentiel pour le Groupe SPHEREA, son contenu est relayé par les procédures internes. Des sensibilisations sur divers thèmes sont mises en place dans les entités. Les engagements éthiques du Groupe SPHEREA font l’objet d’un processus continu d’amélioration se traduisant par des exigences spécifiques envers nos partenaires, fournisseurs et toute autre partie prenante.

Principes du Code de Conduite & d’Ethique

Milieu de travail et respect de collaborateurs

1. Absence de discrimination et respect de l’individu

Le respect de la dignité des personnes est, en toutes circonstances, un principe intangible des rapports interpersonnels au sein du Groupe SPHEREA. Aucune discrimination n’est tolérée sur la base de caractéristiques personnelles (race, sexe, religion, nationalité, opinions publiques, orientation sexuelle, origines sociales, âge ou handicap physique ou mental).
Il appartient à chacun de traiter autrui avec respect. Le Groupe promeut un environnement où les salariés peuvent exprimer leur opinion
en toute liberté, de manière professionnelle et constructive.
Toute pratique de harcèlement physique, psychologique, visuel ou verbal sur le lieu de travail est strictement interdite.

2. Travail dans des conditions décentes, protection et sécurité

La protection, la sécurité et la santé des personnes est un objectif essentiel du Groupe SPHEREA, qui s’engage à respecter les normes les plus strictes d’hygiène, de santé et de sécurité sur le lieu de travail.
Chaque collaborateur doit se familiariser avec toutes les politiques et procédures internes de santé et de sécurité, et les appliquer, y compris en cas de déplacements professionnels.
Le Groupe SPHEREA s’efforce également de faire respecter les principes de santé et de sécurité dans le cadre de ses rapports avec clients, fournisseurs et partenaires.

3. Données personnelles

Le Groupe SPHEREA s’engage en matière de protection des données personnelles des collaborateurs, à respecter les données collectées, dans l’observance des législations nationales sur la protection de ses données.
À ce titre, l’accès aux données personnelles doit être limité aux personnes dont les fonctions et la responsabilité nécessitent de détenir de telles données.
Le Groupe SPHEREA ne communique pas d’informations personnelles à des tiers sauf si nécessaire et seulement si la loi et la règlementation en vigueur l’y obligent.

Pratiques Commerciales et Ethique des Affaires

1. Relations commerciales durables
Le Groupe SPHEREA établit des relations sincères et durables avec ses clients, fournisseurs et partenaires basés sur l’écoute et l’engagement mutuel de collaboration. Ces relations donnent lieu à des écrits et à ce titre ne dissimulent rien, même si la diffusion peut en être restreinte.
Le respect des engagements pris en termes de qualité, délai, sécurité et performance attendue sont des exigences que le Groupe met en avant pour faire perdurer les relations commerciales.

2. Prévention de la corruption
La corruption est illégale, freine l’innovation et porte préjudice à l’environnement de travail.
Le Groupe SPHEREA respecte dans le cadre de l’exercice de ses activités, les législations nationales et internationales relatives à la lutte anti-corruption. Le Groupe SPHEREA met un point d’honneur à défendre le plus haut niveau de probité dans la conduite de ses affaires, à les mener avec intégrité et transparence, et condamne la corruption sous toutes ses formes.
Aucun collaborateur du Groupe SPHEREA ne peut se livrer à des actes de corruption publique ou privée.
Le Groupe SPHEREA ne tolère aucune forme de corruption ou de trafic d’influence.
Le Groupe SPHEREA refuse les paiements de facilitation et n’autorise personne à en effectuer pour son compte.
Le Groupe SPHEREA s’interdit de faire appel à un tiers pour effectuer une tâche qu’il ne pourrait pas entreprendre lui-même de manière éthique ou légale.

3. Cadeaux et gratifications
Les gestes commerciaux, tels que les cadeaux et les invitations offerts ou reçus de clients, fournisseurs et autres partenaires, sont fréquents dans le cadre de relations commerciales et sont des signes de courtoisie et d’appréciation. Néanmoins, ces gestes doivent refléter des relations d’affaires normales et ne peuvent en aucun cas influencer, ou donner l’impression d’influencer, une décision commerciale.
Les collaborateurs, les partenaires et les fournisseurs, ainsi que tout tiers intervenant pour le Groupe SPHEREA, s’interdisent d’offrir ou accepter des cadeaux ou gratifications quelconques, si ces derniers peuvent être perçus comme étant de nature à influencer de manière inappropriée la décision de la personne qui les perçoit.
Sous les termes cadeaux et gratifications, sont compris biens matériels et services rendus.
Le présent Code autorise cependant des cadeaux ou gratifications entrant dans le cadre de la vie des affaires, raisonnables et appropriés, sans objectif d’influencer le cours normal des décisions. Ainsi, il est permis d’accepter des cadeaux d’entreprise tels qu’un repas occasionnel, certaines invitations sociales, sportives, culturelles.
Il est également permis d’offrir des cadeaux d’entreprise aux clients, prospects ou partenaires, du matériel promotionnel faisant référence au Groupe SPHEREA, des invitations en conformité avec les lois et usages en vigueur dans le pays concerné.
Toutefois, les collaborateurs ne doivent en aucun cas offrir des cadeaux ou invitations à des clients, partenaires commerciaux qui puissent porter atteinte à la conduite de leurs missions en tant qu’ambassadeur de la marque SPHEREA, ou aux valeurs éthiques du Groupe SPHEREA.
Dans tous les cas, les collaborateurs devront en informer leur référent hiérarchique.

4. Conflits d’intérêts
Un conflit d’intérêt est une situation dans laquelle des intérêts personnels du collaborateur peuvent entrer en jeu avec les intérêts du Groupe SPHEREA.
Lors de l’exercice de leurs fonctions, les collaborateurs doivent éviter les conflits d’intérêts, réels ou apparents. Les collaborateurs doivent s’engager à ne tirer aucun profit personnel au détriment des intérêts du Groupe SPHEREA.
Les cas de conflits d’intérêts sont nombreux et peuvent apparaître notamment lorsque le collaborateur ayant un rôle décisionnel sur une affaire, est également partie prenante directement ou indirectement à l’actionnariat de la société ciblée, ou à des relations personnelles avec des décideurs de la société.
En cas de conflit d’intérêts, les collaborateurs doivent avertir leur hiérarchie et partager les enjeux de la situation en toute transparence.

5. Blanchiment d’argent / évasion fiscale
Le blanchiment d’argent est un processus consistant à dissimuler l’origine de fonds provenant d’activités illégales.
Le Groupe SPHEREA s’engage à respecter l’ensemble des lois relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent et contre le financement du terrorisme et à n’accepter que des fonds provenant de sources légitimes.
Le Groupe SPHEREA entretient uniquement des relations avec des clients, fournisseurs et partenaires exerçant une activité commerciale légitime et s’engage à refuser tout contrat qui pourrait favoriser ou faciliter l’évasion fiscale de ses fournisseurs, clients ou sociétés tiers.
Chaque collaborateur doit faire preuve de vigilance quant à la façon dont les paiements sont effectués afin de détecter toute irrégularité.

6. Pratiques anticoncurrentielles
Les collaborateurs, partenaires et fournisseurs du Groupe SPHEREA s’interdisent de restreindre sensiblement ou indûment la concurrence sur le marché ainsi que d’obtenir des informations des concurrents par le biais de moyens illégaux et contraires à l’éthique.
Dans le cadre de projets liés à la sécurité nationale d’un pays en relation avec le gouvernement, le Ministère de la Défense, le Ministère de l’Économie ou organes assimilés, les collaborateurs s’engagent à traiter les informations classifiées en conformité avec les lois, directives et processus qui leur sont applicables.
Lorsqu’un collaborateur pense avoir reçu ou utilisé des données exclusives ou confidentielles, ce dernier devra contacter au plus tôt, le département juridique.

7. Fraudes et tromperies
Les collaborateurs, partenaires et fournisseurs du Groupe SPHEREA ne doivent pas chercher à tirer avantage de quelque nature que ce soit en agissant frauduleusement, en trompant les gens ou en faisant de fausses déclarations, ou en permettant à quiconque de le faire.
Ces actes comprennent la fraude ou le vol de l’entreprise, d’un client ou de tous tiers, ainsi que de tout type de détournement de propriété.

8. Contrôle Export
Les collaborateurs du Groupe SPHEREA devront s’assurer avant d’accepter de collaborer ou de négocier avec un nouveau tiers et de procéder à l’export ou au ré-export de matériels et/ou d’équipements, que les lois relatives au contrôle des exportations applicables dans le pays concerné seront appliquées et respectées.
Le Groupe SPHEREA devra être vigilant en cas d’export ou d’import dans un pays faisant l’objet d’un embargo ou de mesures de restrictions.
En cas d’opérations d’exportation ou en lien avec l’exportation, chaque collaborateur du Groupe SPHEREA devra contacter le département export-control pour prendre toutes mesures nécessaires.
Toutes violations et non-respect des dispositions relatives à l’export-control applicables pourront faire l’objet de lourdes sanctions qui seront applicables conformément au dispositif local en vigueur.

9. Esclavage moderne, trafic d’êtres humains, travail des enfants et minéraux de conflit

Le Groupe SPHEREA s’engage à proscrire l’esclavage moderne, le trafic d’êtres humains, le travail des enfants et les minéraux de conflit.
Le Groupe SPHEREA ne soutiendra ni ne traitera avec aucune société impliquée dans de telles activités.
Un niveau de contrôle approprié sera mis en œuvre en permanence.
Le Groupe SPHEREA assurera la conformité aux règlementations applicables dans les pays où il opère et garantira la transparence au sein de son organisation.

10. Clients / fournisseurs / partenaires et parties intéressées
Le Groupe SPHEREA a pris l’engagement de satisfaire les besoins de ses clients et s’engage à procurer des produits et services de qualité.
Les collaborateurs doivent se comporter de manière conforme à l’éthique dans leurs relations avec les clients.
Les informations échangées revêtent assez souvent un caractère confidentiel et de ce fait les collaborateurs s’engagent à respecter les règles en place dans le Groupe en matière de sécurité et confidentialité des données.
Le Code est porté à la connaissance des fournisseurs, partenaires et parties intéressées. Par conséquence, ces derniers s’engagent à s’y conformer dans la réalisation des produits ou services qui les lient avec le Groupe SPHEREA.
Les exigences du Code de Conduite et d’Éthique sont déclinées vers les Fournisseurs par le document « Charte éthique et développement durable pour les fournisseurs de SPHEREA référence 394-21-0001 ».
Le Groupe SPHEREA s’engageant dans la protection des droits de l’Homme et la lutte contre l’esclavage moderne ainsi que dans la lutte contre le travail illégal des enfants, le processus d’approbation d’un fournisseur ou d’un client au sein du Groupe prend en compte cet aspect par le biais d’enquêtes et du système de validation interne préalable.
Le Groupe SPHEREA n’entretiendra aucune relation avec des sociétés notoirement impliquées dans des faits d’atteinte aux droits de l’Homme.

Protection des actifs et des informations

1. Exactitude des documents comptables et financiers
Le Groupe SPHEREA s’assure du respect des procédures de contrôle interne lors de l’élaboration de ses documents financiers pour éviter de tromper les lecteurs internes ou externes ou de masquer une quelconque activité illicite.
Les collaborateurs du Groupe SPHEREA s’engagent, conformément à la réglementation en vigueur dans le pays concerné, à créer des enregistrements précis et à ne modifier aucun registre afin de ne pas dissimuler ni dénaturer les transactions commerciales.
Tous les enregistrements quel que soit leur format, effectués ou reçus comme preuve d’une transaction commerciale doivent représenter pleinement et précisément la transaction ou l’évènement documenté.
Les enregistrements doivent être conservés en fonction des exigences de conservation applicables et seront présentés en cas d’audit dans un délai raisonnable.
Le Groupe SPHEREA est responsable de la comptabilisation, de la conservation et de la déclaration des informations financières transmises aux administrations, actionnaires et autres parties.
Les dossiers et états comptables doivent être sincères et conformes aux lois, règlements, et normes en vigueur de manière à présenter des informations complètes et régulières.

2. Protection des actifs
Pour protéger les actifs, les locaux, le personnel, les visiteurs, les données, les systèmes d’information et réseaux de télécommunications des actes d’hostilité et des concurrents, une politique de sécurité est en place et s’applique à l’ensemble du Groupe SPHEREA.
Chacun doit traiter tous les biens qui lui sont confiés de manière professionnelle et au service des objectifs du Groupe SPHEREA.
L’usage des ordinateurs, des données et des moyens de communication du Groupe SPHEREA doit se faire de manière sûre, éthique, légale et productive pour faciliter l’exercice de ses responsabilités professionnelles.
L’accès aux informations confidentielles doit se faire uniquement sur la base du « besoin de savoir ».
Ces informations ne peuvent être communiquées qu’aux collègues officiellement habilités ou aux tiers qui en ont besoin à des fins professionnelles légitimes ou lorsqu’elles sont requises par la loi.

3. Informations classifiées
En raison de la nature de ses produits, le Groupe SPHEREA traite des informations classifiées.
La règlementation qui régit le traitement de ce type d’informations est très stricte et exige des autorisations spécifiques en fonction de leur niveau de sensibilité.
Tout échange ou transmission d’informations classifiées doit être strictement conforme aux procédures de sécurité applicables.

4. Respect des informations des tiers
Les Clients, Fournisseurs, Partenaires et parties intéressées confient souvent au Groupe SPHEREA leurs propres informations confidentielles, qui doivent de ce fait, être traitées conformément à leurs conditions de divulgation et dans le strict respect de toutes les lois et règlementations applicables.
Aucune information confidentielle ne peut être acceptée ou demandée si le propriétaire de cette information n’a pas consenti à son transfert.
Si des informations confidentielles de tiers sont reçues sans autorisation, le référent juridique doit être informé sans délai.

5. Communication
La réputation et l’image du Groupe SPHEREA sont des actifs très importants et il est crucial de les promouvoir et de les protéger.
Avant de révéler une information sur le Groupe SPHEREA à un tiers, chacun doit s’assurer que la communication ou la divulgation d’une telle information est autorisée, ne présente pas de caractère confidentiel et n’est pas préjudiciable aux intérêts du Groupe SPHEREA.
Toute communication d’informations relatives au Groupe SPHEREA doit respecter les procédures applicables internes mises en place.
Toutes les déclarations publiques concernant le Groupe SPHEREA doivent être approuvées par les personnes compétentes au sein du Groupe SPHEREA.
Les employés du Groupe SPHEREA ne sont pas habilités à s’impliquer dans des activités de médias sociaux pour le compte du Groupe SPHEREA, sans autorisation préalable.

Environnement, Santé, Sécurité

Le Groupe SPHEREA exerce ses activités dans un souci constant du respect de l’environnement.
Le Groupe SPHEREA a mis en place un système de gestion de l’environnement, santé et sécurité approprié et promeut la sensibilisation à ces politiques auprès de ses collaborateurs.
Une des priorités du Groupe SPHEREA est de mettre l’Homme et son Environnement au cœur de ses préoccupations afin de pérenniser les activités.
Le Groupe SPHEREA met tout en œuvre afin d’assurer la sécurité de l’ensemble de ses collaborateurs.
Le Groupe SPHEREA veille à ce que ces engagements, pris dans le cadre de sa responsabilité sociétale et environnementale, soient partagés par toutes les filiales et entités du Groupe SPHEREA, par chaque collaborateur, ainsi que par ses clients et ses fournisseurs, partout et toujours.
Les partenaires, sous-traitants et fournisseurs du Groupe SPHEREA devront prendre les mesures appropriées afin d’être en mesure de respecter les exigences en termes de sécurité, santé et environnement édictées dans ce Code et applicables conformément aux dispositions et lois locales en vigueur.

Mise en œuvre 

Le Code de Conduite et d’Ethique s’applique à tous les salariés du Groupe SPHEREA, indépendamment de leurs fonctions et de leurs sites géographiques. Il reflète les valeurs, les politiques et les attentes relatives à la conduite courante des activités du Groupe SPHEREA. Il incombe à chaque collaborateur de veiller à ce que sa conduite et celle de ses équipes soient conformes en tout point au Code.
Il est également important que tous les responsables de service instaurent un environnement de travail positif et encouragent leurs collaborateurs à communiquer ouvertement.

Tous les employés du Groupe SPHEREA sont, en effet, encouragés à exprimer leurs préoccupations auprès de leur manager, de la Direction des Ressources Humaines, du Département Juridique ou de leur référent hiérarchique Groupe.

Par ailleurs, tout salarié du Groupe SPHEREA peut signaler un manquement au Code auprès du Département Juridique ou par mail ethic@spherea.com, comme décrit dans la procédure d’alerte en vigueur.
La procédure d’alerte, conformément aux exigences légales, garantit une stricte confidentialité de l’identité du ou des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci et des informations recueillies par l’ensemble des destinataires du signalement.
Le Code de Conduite et d’Ethique est, conformément aux exigences légales, intégré aux règlements intérieurs, des sociétés du Groupe SPHEREA.